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En tant que propriétaire, vous devez faire face chaque année à des dépenses de fonctionnement et d’entretien de l’immeuble dans lequel se trouve votre logement loué. En tant que bailleur, vous pouvez récupérer une partie de ces charges auprès de vos locataires. Il s’agit des dépenses d'entretien (le ménage des parties communes, l'entretien des espaces verts par exemple), les menues réparations et les services dont le locataire profite directement comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. La liste exhaustive de ces charges locatives a été fixée par la réglementation.
Lorsque le logement est loué dans le cadre d'une location vide, les charges sont au réel. Vous prélevez donc chaque mois, en plus du loyer, une « provision pour charges ». Vous êtes alors tenu de procéder une fois par an à la régularisation de ces charges à partir des dépenses réelles constatées. Pour établir le montant de cette provision, vous devez vous baser sur les résultats de l'année écoulée, et sur le budget prévisionnel lorsque le logement est en copropriété.
Lorsque le logement est loué dans le cadre d’une location meublée vous pouvez envisager de demander à votre locataire de verser des charges forfaitaires. Cette option est également possible en location vide si le logement est loué à des colocataires. Dans ces deux cas, les charges ne peuvent faire l'objet d'aucune régularisation. Quel que soit le résultat des comptes, en tant que bailleur vous ne pouvez pas réclamer de différentiel si les charges versées ne couvrent pas les dépenses. De même, vous n’êtes pas tenu de rembourser un éventuel trop perçu. Le locataire ne peut pas vous réclamer de justificatifs, ni vous demander de procéder à la régularisation de ses charges.
Lorsque les charges sont au réel (en location vide, ou en meublé si vous avez opté pour ce type de charges dans le bail), vous êtes tenu de procéder une fois par an à la régularisation de ces charges.
Un mois avant la régularisation, vous devez envoyer à votre locataire le décompte détaillé des charges. Chaque poste de dépense est renseigné (ascenseur, eau chaude/froide, chauffage, entretien, etc.) et la répartition entre propriétaire et locataire est précisée. Le locataire peut ainsi vérifier d’où proviennent les éventuelles variations importantes d’une année sur l’autre et s’assurer que les charges réclamées lui sont bien imputables. Si le bien est en copropriété, la répartition suit celle du règlement de la copropriété.
À compter de l’envoi de ce décompte, et durant six mois, vous devez tenir les pièces justificatives à la disposition de votre locataire.
Le décompte de charges permet de calculer le différentiel entre le montant de la provision versée par le locataire et le montant exact des charges. Si la provision est supérieure au montant réel des charges locatives, vous devez rembourser au locataire le trop-perçu. Si elle est insuffisante, vous pouvez réclamer le complément au locataire et réajuster la provision à la hausse en vous appuyant également sur le budget prévisionnel. Si le locataire n'a pas assez payé et que les sommes sont importantes (à partir de 10 % du montant du loyer), la loi ALUR autorise désormais le locataire à étaler le paiement des reliquats de charges sur 12 mois.
Vous êtes tenu de régulariser les charges une fois par an. S'il vous ne l’avez pas fait, vous ne pouvez désormais que faire valoir celles des trois années précédentes au maximum. Pour vérifier qu'il n'a pas versé trop de provisions, le locataire est aussi en droit d'exiger cette régularisation. Il lui suffit de vous adresser une demande par courrier, en réclamant le récapitulatif détaillé des charges des années précédentes.
Lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges réelles est impossible tant que vous n’êtes pas en possession de votre récapitulatif annuel. Afin de vous couvrir, vous pouvez donc retenir 20% du dépôt de garantie jusqu’à la dernière régularisation à effectuer.
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